Advertorial
„Wilde Ausgaben“ sind kein neuer Outdoor-Trend, sondern der Albtraum jeder Buchhaltung: Denn dezentrale Online-Käufe, die über private Kreditkarten bezahlt werden, ziehen einen viel zu hohen Verwaltungsaufwand nach sich – und werden daher für Unternehmen teuer. Spontane Ad-hoc-Bestellungen von Büromaterialien, aber auch die eilige Software-Verlängerung zählen etwa dazu. Und wenn es schnell gehen muss, ist auch ein bürokratischer Freigabeprozess eher lästig.
Blicken wir ans Ende eines solchen Beschaffungsprozesses, begrüßen uns dort Fragezeichen hinter der Budget-Planung und dem Cash- und Liquiditätsmanagement. Gar nicht so gut, wenn die linke Hand gar nicht weiß, dass und was die rechte gerade einkauft, oder?
1. Mehr Flexibilität bei mehr Transparenz aller Ausgaben
Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen jedoch, die Ausgabentransparenz über den gesamten Beschaffungsprozess hinweg zu erhöhen. Und Mitarbeiter*innen sowohl mehr Flexibilität für spontane Online-Käufe zu gestatten als dabei auch alle Ausgaben im Blick zu behalten. Dies gelingt am besten mit der Kombination einer modernen Business Spend Management-Lösung und einer Zahlungsmethode mit virtuellen Kreditkarten. Mit dieser digitalen Lösung gehören „wilde Ausgaben“ der Vergangenheit an: Denn jede Zahlung lässt sich jetzt eindeutig zuordnen und einfach abgleichen. Ein Traum für jede Buchhaltung!
Ein Procure-to-Pay-Prozess beschreibt die Koordination zwischen Einkaufsabteilung und Kreditorenbuchhaltung. Er ermöglicht es Unternehmen, Waren und Dienstleistungen zu einem angemessenen Preis einzukaufen und fristgerecht zu bezahlen.
Besonders das Beschaffungswesen ist vom neuen, vielfältigen Online-Angebot von Dienstleistern und Lieferanten betroffen: Zahlungen per Banküberweisung gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Eine sofortige Bezahlung – meist mit Kreditkarte – ist gang und gäbe. Mit entsprechenden Folgen für den Cashflow.
2. Bessere Vernetzung aller beteiligten Abteilungen
Erschwerend kommt hinzu, dass Procurement- und Zahlungsprozesse in Unternehmen oft streng isoliert voneinander gedacht werden und stark auf manuelle Verfahren angewiesen sind. Diese sind aber sowohl zeitintensiv als auch fehleranfällig. Wesentlich effizienter ist auch in diesem Fall eine reibungslose Procure-to-Pay-Strategie, die sich nahtlos in Ihr Ausgabenmanagement einfügt.
Die BSM-Lösung von Coupa kann an jedes gängige ERP-System angebunden werden und ermöglicht den nahtlosen Datenfluss zwischen allen am Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen.
In nur einer einzigen zentralisierten Plattform erhalten Sie den ganzheitlichen Blick über die gesamte Prozesskette hinweg: von der ersten Bestellanforderung über den Einkauf bis zur Bezahlung sowie dem Cash- und Liquiditätsmanagement. So erkennen und beseitigen Sie Ineffizienzen schneller und verbessern zugleich die Koordination zwischen Ihren Teams. Mit Coupa arbeiten Sie hierbei immer innerhalb nur einer Plattform, sodass Sie auch keine Fehler aufgrund von Medienbrüchen und manuellen Datentransfers riskieren.
3. Einfache, schnelle und sichere Zahlungen
Virtuelle Kreditkarten sind ein flexibles, digitales und effizientes Zahlungsmittel und bestens für Online-Beschaffungen geeignet. AirPlus Virtual Cards bieten eine reibungslose Abwicklung und können als Teil einer BSM-Lösung automatisch im Hintergrund erzeugt werden. Ihre besonderen Vorteile bei Einmalzahlungen: Virtual Cards sind als besonders sicher eingestuft und daher von der SCA befreit. Ebenso komfortabel: Neue Lieferanten müssen Sie bei einer Zahlung mit AirPlus Virtual Cards ebenfalls nicht erst in Ihrem ERP-System anlegen. Stattdessen ermöglichen sie Ihnen, Zahlungen über längere Zeiträume zu strecken, mit Ihren Lieferanten Skonti auszuhandeln und die Sicherheit Ihrer Lieferkette zu stärken.
Erfahren Sie jetzt mehr in unserem Webinar on demand
Mit der Business Spend Management Lösung von Coupa und AirPlus Virtual Cards profitieren Sie von einem nahtlosen Procure-to-Pay-Prozess. Ihre Vorteile reichen hierbei von einer präzisen Analysemöglichkeit jedes einzelnen Schrittes in der Beschaffungskette bis zum Liquiditäts- und Cashmanagement. So können Sie Ineffizienzen schnell identifizieren und Einsparpotenziale heben. Sie profitieren unter anderem von mehr Transparenz, aussagekräftigen Reportings, automatisierten Zahlungen und der Übernahme relevanter Daten in Ihre ERP-Systeme.
Lernen Sie jetzt den modernen Procure-to-Pay-Prozess mit Coupa und AirPlus Virtual Cards näher kennen: In unserem kostenlosen Webinar on demand erfahren Sie anhand von praxisnahen Use Cases unter anderem:
Erstellt am: 02. Dezember 2022
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