Noch kein Business as usual bei den Geschäftsreisen

"Compliance und die Fürsorgepflicht gegenüber MitarbeiterInnen sollten in der aktuellen Lage oberste Priorität haben." Das betont Götz Reinhardt, Managing Director MEE für SAP Concur-Lösungen. Aktueller Anlass: Geschäftsreisen nehmen langsam und vorsichtig wieder Fahrt auf. Business as Usual und eine Rückkehr zur alten Form sind allerdings (noch) nicht in Sicht.

SAP Concur hat vier Leitfragen und Empfehlungen zusammengestellt, die für Reisen in den nächsten Monaten hilfreich sein können:

• Welche Bedeutung haben Geschäftsreisen für das Unternehmen? Travel- und HR-Manager sollten die Notwendigkeit von Geschäftsreisen kritisch hinterfragen und ausloten, wie sie für die Sicherheit der Mitarbeiter unterwegs sorgen können. Klare und verbindliche Richtlinien sollten festlegen, wer wann und wie reisen kann – selbst, wenn sie nur vorübergehend gelten oder weiterentwickelt werden. Bisherige Vorgehensweisen hinsichtlich der Fürsorgepflicht sollten ebenfalls neu bewertet werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie jederzeit wissen, wo sich die geschäftlich reisenden Mitarbeiter befinden und wie sie im Notfall mit ihnen kommunizieren können.

• Wer muss Reisen genehmigen? Unternehmen sollten, zumindest vorübergehend, strengere Genehmigungsprozesse für Geschäftsreisen einführen. Bis die Situation sich wieder stabilisiert hat, sollten nach Möglichkeit ranghöhere Führungskräfte die Genehmigung für sämtliche Geschäftsreisen erteilen. So können Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht für die Gesundheit ihrer Mitarbeiter noch besser nachkommen. Schnelligkeit zahlt sich angesichts dynamischer Lageänderungen aus. Automatisierte Lösungen ermöglichen Führungskräften effiziente Prozesse, indem sie Reiseanträge über ihre Mobiltelefone prüfen und freigeben können.

• Welche Ausgaben müssen in Richtlinien berücksichtigt werden? Vor den Social Distancing-Maßnahmen konnten Mitarbeiter Kunden zu einem Geschäftsessen einladen. Für Teammeetings, die während der Mittagspause abgehalten wurden, übernahm der Arbeitgeber vielleicht auch mal den Lunch. Wenn Mitarbeiter nun aus ihren heimischen Büros zurückkehren und wieder auf Geschäftsreise gehen, müssen Unternehmen entscheiden, ob gemeinsame Aktivitäten und Ausgaben dieser Art wieder zulässig sind. Hierzu sollten klare Vorgaben eingeführt und bestehende Ausgaberichtlinien aktualisiert werden. Dabei müssen die Regelungen der einzelnen Reiseländer berücksichtigt werden. Zudem sind die Richtlinien lebende Dokumentationen, die laufend angepasst und aktualisiert werden.

• Wie können Kosten kontrolliert werden? Für viele Unternehmen hat eine Sicherung des Cashflows aktuell oberste Priorität. Ausgaben müssen aktiv gemanagt werden, um Stabilität und Erholung zu ermöglichen. Ein wichtiger Aspekt der Kostenkontrolle ist die vollständige Transparenz aller im Unternehmen anfallenden Ausgaben. Die Implementierung einer automatisierten Lösung für intelligentes Ausgabenmanagement führt die Kosten zusammen. Ist das Rechnungshandling integriert, können Finanzspezialisten Ausgaben in Echtzeit einsehen und erhalten ein besseres Verständnis dafür, wo sie einsparen können. Gerade bei sich dynamisch verändernden Reiseplänen und -kosten haben Unternehmen so eine stärkere Kontrolle über ihren Cashflow.