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Sie sind das perfekte Zahlungsmittel für Travel Manager, Einkäufer und Geschäftsreisende: Virtuelle Kreditkarten ermöglichen schnelle und sichere Zahlungen, sorgen für mehr Transparenz, einen leichten Abgleich und mehr Kontrolle. Doch was sind virtuelle Kreditkarten genau? Und wieso bieten sie die Möglichkeit, Beschaffungsprozesse umfassend zu optimieren? Es gibt sieben gute Gründe für den Einsatz von Virtual Cards.
Grundsätzlich bietet eine virtuelle Kreditkarte sämtliche Vorzüge einer herkömmlichen physischen Kreditkarte: Sie besteht aus einer 16-stelligen Kartennummer, hat ein Gültigkeitsdatum und einen CVC-Code. Aber sie existiert eben nur virtuell, wird online erstellt und kann daher weder verloren gehen noch entwendet werden. Die AirPlus Virtual Card ist beispielsweise das digitale Abbild einer herkömmlichen Mastercard® und kann bei weltweit über 80 Millionen Akzeptanzstellen zur Zahlung verwendet werden.
Als digitales Zahlungsmittel eignen sich AirPlus Virtual Cards besonders gut für Online- und Ad-hoc-Käufe. Also immer dann, wenn die sofortige Bezahlung innerhalb eines compliance-gerechten Beschaffungsprozesses erforderlich ist. Hierfür können bereits bei der Generierung der virtuellen Kreditkarte verschiedene Sicherheitsparameter festgelegt werden: etwa individuelle Budget-Limits, bestimmte Verwendungszwecke oder Gültigkeitszeiträume. Diese Funktionen verhindern einen Kartenmissbrauch und garantieren zugleich die Konformität mit entsprechenden Reise- und Einkaufsrichtlinien. Auch die manuelle Eingabe neuer einmaliger Lieferanten und Dienstleister in ein ERP-System ist nicht länger erforderlich, was ebenfalls Zeit und Kosten spart.
Eine AirPlus Virtual Card kann online erstellt und individuell konfiguriert werden. Inhaber*innen definieren dabei sowohl die Art der Karte als auch den Umfang ihrer Autorisierung. So kann beispielsweise für einen einmaligen Online-Einkauf ein bestimmter Verwendungszweck festgelegt werden – und schon verfügt man über ein Zahlungsmittel, das einzigartig sicher und dementsprechend von der 2-Faktor-Authentifizierung befreit ist. Besonders praktisch sind virtuelle Kreditkarten daher auch für reisende Mitarbeiter, Unternehmenseinkäufer, Reisebüros oder Reiseveranstalter, die täglich zahlreiche Buchungen bzw. Beschaffungen vornehmen und sich dabei manuelle PIN-Eingaben ersparen können.
Die Einsatzmöglichkeiten von AirPlus Virtual Cards Single-Use zur einmaligen Verwendung und AirPlus Virtual Cards Multi-Use für wiederkehrende Einkäufe in Unternehmen sind nahezu unbegrenzt.
Autorisierte Mitarbeiter*innen erzeugen in wenigen Klicks die entsprechende virtuelle Kreditkarte über ein Online-Portal. Durch die Angabe von verschiedenen Zusatzinformationen (u. a. Personalnummer, Abteilung, Verwendungszweck etc.) erfolgt die Zuordnung der Ausgaben schnell und einfach anhand der zusätzlich ausgefüllten Datenfelder (DBIs). Die virtuelle Kreditkarte kann nur unter den entsprechend definierten Parametern eingesetzt werden. AirPlus Virtual Cards Single-Use-Kartennummern werden zudem nach dem Gebrauch sofort ungültig.
Da virtuelle Kreditkarten je nach Bedarf generiert werden, können sie jeder Abteilung oder auch einzelnen Mitarbeiter*innen umgehend zur Verfügung gestellt werden. Auf diese Weise ermöglichen sie zugleich mehr Flexibilität für den unternehmensweiten Einkauf und dank definierter Budget-Limits eine nahtlose Kostenkontrolle. Die Vorteile von AirPlus Virtual Cards greifen natürlich auch im Falle einer schnell erforderlichen Verlängerung von Softwarelizenzen oder bei spontanen Online-Ausgaben der Marketing-Abteilung, denn auch für dynamische, leistungsbasierte Zahlungsmodelle sind sie perfekt geeignet.
Ihre wahre Stärke zeigen virtuelle Kreditkarten bei der Kostenkontrolle: Anstelle zahlreicher Einzelrechnungen sorgt eine übersichtliche Sammelabrechnung pro Account für umfassende Transparenz. Die einfache Integration von AirPlus Virtual Cards in das Finanz- und Controllingsystem ermöglicht die Einbettung individueller Datenfelder für wertvolle Zusatzinformationen wie Kostenstellen, Projekt- oder Bestellnummern. So kann jeder Zahlungsvorgang eindeutig zugeordnet, der Abgleich auf ein Minimum reduziert und aussagekräftige Reportings über den gesamten Zahlungsprozess hinweg erstellt werden.
Sind die virtuellen Kreditkarten bei bevorzugten Dienstleistern und Lieferanten hinterlegt, können Zahlungsprozesse auch voll automatisiert ablaufen, dabei wird der Cashflow geschont. Die Lieferanten profitieren wiederum von einer sofortigen Bezahlung.
Möchten Sie mehr aus Ihren B2B-Zahlungen machen? Im kostenlosen AirPlus E-Book erfahren Sie, wie Beschaffungsprozesse mit virtuellen Kreditkarten optimiert werden können.
Erstellt am: 05. Oktober 2022
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