Volldigitaler Check-in Prozess erfolgt schnell, bequem und sicher

Gäste checken ohne lange Wartezeit unkompliziert über das Tablet ein – mit dem Check-in-Manager wird der Arbeitsaufwand an der Rezeption reduziert

Um Wartezeiten beim Hotel-Check-in zu reduzieren, nutzen immer mehr Hotelgäste die Möglichkeit eines Online-Pre-Check-ins, sofern dieser angeboten wird. Ist dies nicht der Fall, ist das Einchecken oft mit Wartezeiten verbunden. Denn an der Rezeption müssen oft erst die Gästedaten abgetippt und in die entsprechenden Systeme eingetragen werden.

Mit dem neuen Check-in Manager von ASA Hotelsoftware gehört dieses Unterfangen ab sofort der Vergangenheit an. Es reicht ein kurzer Ausweis-Scan und die notwendigen Daten – wie Name, Adresse oder Dokumentennummer – werden automatisch in unter fünf Sekunden vom Check-in-Manager erfasst und eingelesen. Der Arbeitsaufwand für das Personal an der Rezeption reduziert sich damit erheblich und Fehlerquellen, wie eine schlecht lesbare Handschrift auf dem Melde­schein oder Tippfehler, werden minimiert.

Sobald die Gästekartei befüllt wurde, kann der Hotelgast direkt am Tablet die Datenschutzerklärung und den digitalen Meldeschein unterschreiben. Somit müssen Gäste nicht mehr an der Rezep­tion warten, sondern können in der Zwischenzeit an der Bar oder in der Hotel-Lounge entspannen und dort bequem am Tablet unterschreiben.

Im Gegenzug bleibt dadurch mehr Zeit für die Gäste

„Weniger Arbeitsaufwand beim Check-in und mehr Zeit für die Gäste. Das war die Idee hinter der Entwicklung unseres ASA Check-in Managers“, erklärt Barbara Spitaler, Geschäftsführerin von ASA Hotelsoftware. „Gerade wenn es darum geht, Abläufe im Hotelbetrieb effizienter zu gestalten, bietet die Digitalisierung des Hotelbetriebs viele Möglichkeiten, die wir laufend nutzen wollen. Die Corona-Pandemie hat diese Entwicklung sicherlich verstärkt.“

Zusätzliche Features der Management-Tools von ASA unterstützen das Hotelpersonal außerdem bei der hotelinternen Kommunikation oder auch der Zimmerreinigung. So werden alle Informationen zu ausstehenden An- und Abreisen übersichtlich dargestellt, wodurch die Arbeitseinteilung besser koordiniert werden kann. Außerdem können Zimmer, die dringend gereinigt werden müssen, direkt an das Housekeeping-Personal gemeldet oder Nachrichten ohne großen Aufwand an die Rezeption gesendet werden. „Das vereinfacht die hotelinterne Kommunikation ungemein“, so Barbara Spitaler. „Je schneller die Formalitäten erledigt werden, desto eher können die Gäste ihren Aufenthalt genießen.“

In Walchhofer Betrieben erfolgt Check-in so gut wie papierlos

Einer der ersten Hotelbetriebe in Österreich, die den neuen ASA-Check-in Manager verwenden, sind die Walchhofer Hotel-Betriebe in Altenmarkt-Zauchensee. „Wir haben heute einen so gut wie papierlosen Check-in und Check-out in allen unseren Betrieben. Ich bin sehr froh, dass das System so reibungslos funktioniert“, erklärt der ehemalige Skirennläufer Michael Walchhofer, der die Betriebe gemeinsam mit seinem Bruder Rupert führt. „Wir haben in den letzten zwei, drei Jahren intensiv daran gearbeitet, unsere Abläufe zu digitalisieren und so den Papierverbrauch zu reduzieren. Was ASA dabei besonders auszeichnet, ist die hohe Motivation, Kundenwünsche schnell umzusetzen und passende Lösungen zu finden.“

ASA Hotel – die Softwarelösung für Hotels –  ist bei den Walchhofer Betrieben seit dem Jahr 2010 in Verwendung. „Die Umstellung war für uns damals eine große Herausforderung, aber zu 100 Prozent die richtige Entscheidung. Wir sind sehr zufrieden.“

Barbara Spitaler

Barbara Spitaler (Fotos: © Hannes Niederkofler)