Erfolgsrezept für 2.000 Hotels: Weniger Zettel, mehr Zeit für Gäste!

„Jeder Hotelbetrieb kann sich sein System so zusammenstellen, wie er es braucht“, so Barbara Spitaler

Der Südtiroler Software-Spezialist hilft mit Fokus auf die Ferienhotellerie bei der Reduk­tion des administrativen Aufwandes – die Einfachheit des Umstiegs überrascht

Digitalisierung bildet seit 10 Jahren das Schlagwort schlechthin. In der Hotellerie ist sie gelebte Praxis, ebenso für die vor 30 Jahren in Südtirol gegründete ASA Hotel Software. Über 2.000 Hotels in der DACH-Region (Deutschland, Österreich und Schweiz) sowie in Italien setzen heute auf Produkte von ASA, die jüngst mit zwei Innovationen (Check-in Manager und Housekeeping Manager) aufhorchen lässt. T.A.I. traf Managing Partnerin Barbara Spitaler zu einem Gespräch.

Zunächst die Frage, wofür denn das Kürzel ASA steht? Barbara Spitaler: „Für Logik und Gleichmäßigkeit. Der Begriff muss von beiden Seiten lesbar sein.“ Also keine Abkürzung für irgendetwas? „Nein“, stellt Barbara Spitaler klar, die nach dem Bachelor-Studium in Innsbruck und einem Master of Science an der WU Wien seit vier Jahren im Unternehmen tätig ist. Den ASA-Gründern Gerhard Spitaler und Stephan Perktold war wichtig, „dass ein ‚A‘ vorne steht, der Begriff kurz ist und alles leicht sowie von vorne und hinten gleich lesbar ist. Das geschwungene ‚S‘ in der Mitte ist die Verbindung.“

Ende der lästigen Zettelwirtschaft

Die Idee zur ASA-Gründung war Spitaler und Perktold – einer IT-Spezialist, der andere Informatiker – bei einem Kurs des Hoteliers- und Gastwirteverbandes Südtirol (HGV) durch die Erkenntnis gekommen, „dass es mit der Zettelwirtschaft nicht mehr weiter gehen kann“. Gemeinsam mit Südtiroler Hoteliers machten sich beide an die Umsetzung. Hoteliers wie Heinrich Dorfer (Quellenhof Luxury Resorts im Passeiertal; 150 Zimmer, 10.500 m² Wellness) vertrauen von Anfang an auf ASA. Barbara Spitaler: „Es geht bei uns um Digitalisierung des gesamten Wertschöpfungsprozesses im Hotel. Unsere Produkte sind ein Instrument für die Hotellerie, damit sie alle Prozesse digital darstellen und abwickeln kann.“

Management-Module für jeden Bereich

Die Produktpalette von ASA ist übersichtlich strukturiert. Die Basis­version „ASA Hotel“ gliedert sich in insgesamt sechs Bereiche: „Marketing und Korrespondenz“, „Preise und Angebote“, “, „Reservierung und Aufenthalt“, „Wellness und Freizeit“, „Organisation und Rechnungswesen“ sowie „Infra­struktur und Housekeeping“. Ergänzt wird jeder dieser sechs Bereiche durch Management-Module, welche die Hoteliers je nach Bedarf auswählen (z. B. den Revenue Manager bei „Preise und Angebote“ oder den POS-Bestell-Manager bei „Reservierung und Aufenthalt“). Spitaler: „Jeder Hotelbetrieb kann sich sein System so zusammenstellen, wie er es braucht.“

Ein ganz neues Tool im Bereich „Reservierung und Aufenthalt“ ist der eingangs erwähnte, vor zwei Monaten gelaunchte Check-in Manager: „Da werden beispielsweise Daten vom Führerschein eingescannt, alles unter dem Aspekt des Datenschutzes“, erklärt Barbara Spitaler. Bei 60 Hotels befindet sich der Check-in Manager bereits im Einsatz: „Die Hoteliers erkennen, dass sie damit viel Zeit sparen und die Rezeption wird dadurch mobil, etwa an der Bar.“

„Infrastruktur und Housekeeping“ (u. a. Schnittstellen zum Heizungs­system) haben laut Barbara Spitaler „durch Corona einen höheren Stellenwert erhalten“. Als neues Tool wurde deshalb vor kurzem der „mobile Housekeeping Manager“ entwickelt, „mit verschiedenen Logiken im Hintergrund“.

In Summe gibt es jetzt 14 Management-Module. „In letzter Zeit ist viel passiert, fast alle vier Wochen bringen wir neue Updates“, beschreibt Barbara Spitaler die gegenwärtige Innovations-Dynamik bei ASA. Als Bestseller erweist sich dabei der „Spa- und Wellness-­Manager“. In Österreich (wo Michael Walchhofer und sein Bruder Rupert mit den drei Walchhofer Betrieben 4-Sterne Familienhotel Zauchenseehof, 4-Sterne Hotel Zauchensee Zentral und 3-Sterne Hotel Sportwelt in Altenmarkt zu den ASA-Vorzeigekunden zählen) und Deutschland sehr gefragt ist der „Gutschein-­Manager“: „Der ist in beiden Ländern in fast jedem Standardprodukt drinnen“, sagt Spitaler, die diesbezüglich bei den italienischen Hotels „noch Nachholpotential“ sieht.

Unterstützung durch ExpertInnen

Worin liegen nun die Stärken von ASA gegenüber Mitbewerbern? „Der Support steht bei uns an höchster Stelle“, antwortet Barbara Spitaler spontan, „wir arbeiten mit Vertriebspartnern zusammen, die alles ASA-ExpertInnen und 24/7 für unsere KundInnen erreichbar sind.“ Für Österreich gibt es vier Vertriebspartner, die allesamt von Südtirol aus tätig sind: Enrico Giacomuzzi in Bozen (info@giacomuzzi.it) und Systems in Bruneck, Bozen und Schlanders (info@systems.bz), die beide jeweils über 500 ASA-KundInnen betreuen, die hotelfabrik group in Tscherms bei Meran (info@hotelfabrik.it), die für über 200 ASA-KundInnen da ist, sowie Elmar Pircher in Lana (südlich von Meran), dessen Unternehmen über 50 ASA-KundInnen betreut (info@elmarpircher.com).

Ein entscheidender Vorteil von ASA ist, dass es „ein System gibt, bei dem alle Daten zusammenfließen. Und wir sind sehr flexibel bei Schnittstellen zu anderen Systemen.“ Dazu kommt als großer Pluspunkt „die Preislogik mit Buchbarkeit. Das ist vor allem für Ferienhotels sehr wichtig. Dort sind die Preise viel komplexer.“ Barbara Spitaler liefert auch gleich ein Beispiel: „Wenn ein Gast am Montag für eine Woche mit Kind anreist, dann nimmt das System automatisch sechs Nächte, das Kind hat einen Gratistag und zahlt für den Rest nur 70 %. RezeptionistInnen können so etwas nur schwer aus dem Kopf heraus anbieten.“

Wie sehr all dies zur Zeitersparnis führt, beweisen laufend Feedbacks aus der Praxis: „Vor ASA benötigte ein Hotel eine halbe Stunde für ein Angebot, jetzt ist alles mit zwei bis drei Klicks erledigt. Alles ist automatisiert.“

Überraschend einfache Umstellung

Was sind die größten Hürden für ein Hotel, um sich für ASA zu entscheiden? „Die Angst vor dem Wechsel“, antwortet Barbara Spitaler. „Viele arbeiten schon mit einem System, sind aber nicht so zufrieden damit.“ Die Einfachheit der Umstellung überrascht dann viele: „Oft nehmen sich Hoteliers beispielsweise zwei Wochen für die Umstellung frei, dann ist alles in einem Tag erledigt.“ Und der Schulungsaufwand vor Ort? „Meist ein bis zwei Tage vorher vor Ort, dann sind wir im Live-Betrieb beim Check-in vor Ort dabei. Ein Tag reicht dafür.“ Logik und Gleichmäßigkeit punkten also auch hier.