„Checklisten“ & „Gästewünsche“ hotelkit erledigt beides ohne Papier

2012 gestartete Operations & Communication Software „hotelkit“ bereits bei rund 300 Hotels im Einsatz – auf der ITB werden zwei neue Tools vorgestellt

Er ist Gründer der Kooperation PrivateCityHotels (aus 33 Mitgliedern in drei Städten 2011 wurden mittlerweile 53 Privathotels in 11 Städten mit fast 1 Million Gästen pro Jahr), war Initiator des ersten „Barcamps“ für Österreichs Hoteliers und er entwickelte vor vier Jahren als Branchen-Neuheit das interne Kommunikationstool für Einzelhotels „hotelkit“: Marius Donhauser, Chef des 4-Sterne Hotels „Der Salzburger Hof“ in der Mozartstadt (49 Zimmer, 25 MitarbeiterInnen). Heuer wird seine hotelkit GmbH erstmalig an der ITB in Berlin als Aussteller teilnehmen (Halle 6.1, Stand 139) und dabei zwei zusätzliche Tools präsentieren.

Die eine Neuerung gilt als „papierlose Alternative zu den herkömmlichen Checklisten am Klemmbrett“, bei der anderen handelt es sich um eine „Gastwunschfunktion“, mit der Anliegen von Hotelgästen während des Aufenthaltes schnell und einfach angenommen und an die zuständigen MitarbeiterInnen weitergeleitet werden können. Donhauser: „Diese Funktionen entwickelten wir gemeinsam mit dem Hotel Platzl in München und dem ‚The Ritz-Carlton, Berlin‘.“

Die Idee zu „hotelkit“ kam Marius Donhauser im Zuge von Überlegungen, wie der Informationsaustausch hausintern optimiert und gebündelt werden könnte. Das Ergebnis kann sich sehen lassen, wie Peter Buocz, Direktor der Schick Hotels Wien (fünf 4-Sterne Hotels, 369 Zimmer), bestätigt: „Wir arbeiten seit Mai 2013 mit hotelkit. Gerade bei uns als kleiner Kette mit einer zentralen Führung, Sales&Marketing Abteilung, Personalabteilung, Einkauf ect. ist der Wunsch nach mehr bzw. besserer interner Kommunikation ein besonders großes Thema.“ Buocz hatte rasch erkannt, „dass uns diese Software genau in diesem Bereich eine deutliche Verbesserung bringen wird. Dies ist auch zu 100 Prozent eingetreten.“

Die operativen Prozesse können durch „hotelkit“ laut Roman Mayrhofer, Chef des 4-Sterne Design Hotels Wilhelmshof im Herzen Wiens (105 Zimmer), effizienter gestaltet und die Produktivität gesteigert werden: „Man kann mit weniger Zeitaufwand zielgenauer kommunizieren und den Erfolg der Kommunikation messen.“ Ein weiterer Vorteil: „Hat man geschafft, gesammeltes Wissen ins Handbuch einzupflegen, dann ist es dort für jeden immer und überall durchsuch- und abrufbar. Alles in allem kein Vergleich zur früheren Verwaltung per Papier und selbstgeschnitzten Listen.“

Bei den Leading Family Hotel & Resorts der Familie Mayer (4-Sterne superior Alpenrose in Lermoos, 4-Sterne Kinderhotel Oberjoch im bayerischen Bad Hindelang und der im Dezember 2016 eröffnende 4-Sterne superior Dachsteinkönig in Gosau; zusammen 360 Zimmer) steht „hotelkit“ seit rund zweieinhalb Jahren im Einsatz: „Support wie auch Einschulung sind top. Hotelkit hilft uns über drei Hotels hinweg den Überblick zu behalten und Arbeitsprozesse zu optimieren“, betont Hotelier Florian Mayer, dessen Gruppe hotelkit „nunmehr als einziges Medium zur Kommunikation“ verwendet. Aufgaben und Reparaturaufträge werden ebenso über das Intranet erteilt wie Gästefeedbacks bearbeitet.

Die beiden neuen Tools, die Marius Donhauser auf der ITB in Berlin vorstellt, ergänzen die bisherigen Einsatzmöglichkeiten. „Die Gastwunschfunktion war ein persönlicher Wunsch von mir“, freut sich Peter Buocz auf deren Echtbetrieb. Roman Mayrhofer vom Wilhelmshof will das Tool zunächst einmal testen: „Hier bietet unser PMS (Property Management System) auch einige Funktionen. Da wird die Frage sein, ob sich der Workflow vereinfacht oder verkompliziert.“

Mit besonderem Interesse blickt Florian Mayer der „Gastwunschfunktion“ entgegen: „Wir haben einige Gäste, die den Betrieb im Allgäu sowie in Tirol gleichmäßig frequentieren. Ihre Präferenzen können wir zurzeit aber nicht über unser PMS an den Partnerbetrieb weitergeben. Über die neue Funktion und das Dachmarken-hotelkit dürfte dies in Zukunft zum Kinderspiel werden.“

Auch von der Funktion „Checklisten“ erwartet sich Mayer einiges: „Für unsere Hoteleröffnung im Dezember ist das neue Tool ideal und wird uns bestimmt die Arbeit erleichtern, vor allem wenn dort mehrere User gleichzeitig an einer Liste arbeiten können.“