Jünger, weiblicher, digitaler! Ohne Technik funktioniert kein Event

„Partizipation und Involvement ist das Motto“, erklärt HOFBURG Vienna Geschäfts­führerin Alexandra Kaszay (Bild: © HOFBURG Vienna/Jana Madzigon)

In der HOFBURG Vienna ist man sich dieser Trends bewusst und hat sich darauf eingestellt – die große Bandbreite an Veranstaltungen zeigt, wie richtig diese Investitionen sind

Die HOFBURG Vienna verzeichnet heuer einen starken Herbst mit Events und Kongressen. Mitte September ging das „The Autonomous Main Event 2023” mit interessanten Diskussionen über das auto­nome Fahren über die Bühne (500 Teilnehmende aus rund 200 Unternehmen), gefolgt vom 46th Annual Meeting der ESNR (European Society of Neuroradiology Diagnostic and Interventional) mit über 400 Teilnehmer:innen und dem HR Inside Summit mit Workshops, mehr als 60 Aussteller:innen sowie über 2.000 Gästen. Dazu reihen sich spannende Ausstellungskonzepte wie unter anderem die Design District 1010 oder die Art & Antique Hofburg Vienna. „Es sind die Erlebnisse und Eindrücke, die Ausstellungen von anderen klar emotional unterscheidbar machen“, erklärt die HOFBURG Vienna Geschäftsführerin Alexandra Kaszay.

Das Kongress- und Veranstaltungszentrum für bis zu 4.900 Personen in der prächtigen Kaiserresidenz (insgesamt stehen 17.000 m² Fläche sowie 35 Veranstaltungs­räume für 50 bis 4.900 Personen zur Verfügung) wird durch derartige Veranstaltungen als Begegnungszone für Aussteller:innen und Besucher:innen ihrer Rolle gerecht. Alexandra Kaszay: „Für die Qualität einer Messe ist vor allem die intelligente Übersetzung von Unternehmens- und Messezielen in ein gutes Kommunikationskonzept verantwortlich, das mit der Standvielfalt sichtbar und erlebbar gemacht wird.“

Die HOFBURG Vienna bietet diesbezüglich laut ihrer Geschäftsführerin optimale Voraussetzungen: „In unserem Haus abgehaltene Produktpräsentationen mit Erlebnischarakter, dort wo Marken, Unternehmenskultur und auch Nachhaltigkeit mit neuen Medien und Kommunikationsformen wie Storytelling umgesetzt werden, bleiben in Erinnerung und versprechen Erfolg.“

Von Kunst über Lifestyle bis hin zur Wissenschaft

Vielversprechend in diesem Zusammenhang ist auch die bevorstehende Art & Antique HOFBURG Vienna von 9. bis 13. November 2023. Heuer findet diese hochklassige Messe für Kunst, Antiquitäten und Design zum 54. Mal statt. Alexandra Kaszay: „An ihr nehmen hervorragende regional und überregional wirkende Galerien, deren Rang und Bedeutung internationalen Maßstäben standhalten, teil. Etwa 40 nationale und internationale Aussteller:innen haben sich angekündigt.“

Diese Eventvielfalt setzt sich bis Ende des Jahres fort. So gehen am 18. Oktober 2023 zum Thema Mode die Vienna Awards for Fashion & Lifestyle in ihre 13. Runde und verwandeln Wien einmal mehr zu einem Hotspot für Mode, Kunst und Kultur. 2009 erstmals abgehalten, gelten sie als bedeutendste Lifestyle-, Fashion- und Beauty- Auszeichnung im deutschsprachigen Raum und sind eine der begehrtesten Events der Life­style-­Branche. „Die Veranstaltung, die im prunkvollen Zeremonien­saal der HOFBURG Vienna stattfinden wird, verspricht ein glanzvolles Spektakel zu werden, bei dem die Kreativität und Exzellenz der Mode- und Life­style-Welt gefeiert werden“, betont Alexandra Kaszay. Das Motto der diesjährigen Gala lautet „Womanhood, a journey to empowerment“.

Von 2. bis 3. November steht dann das Vienna Energy and Climate Forum auf dem Programm (ca. 1.000 Teilnehmer:innen), gefolgt von einer Vielzahl an Kongressen. Stark vertreten ist die Wissenschaft bei der Jahrestagung der ÖGARI (Österreichische Gesellschaft für Anästhesiologie, Reanimation und Intensivmedizin) mit 1.200 Gästen oder dem Vienna International Symposium der ISSCR (International Society for Stem Cell Research) im Dezember mit einer erwarteten Besucher:innenzahl von rund 350 .

Event-Publikum wird anspruchs­voller

Bei all dem gleichen sich die Trends: „Die Teilnehmer:innen werden generell weiblicher, jünger, internationaler, technikaffiner, digitaler und anspruchsvoller“, kann Alexandra Kaszay aus ihrem Erfahrungsschatz berichten. Hand in Hand mit diesen Veränderungen wandelte sich auch das Kommunikationsverhalten und zwar deutlich. Die Antwort darauf lautet „Meeting Architecture“. Alexandra Kaszay: „Partizipation und Involvement ist das Motto.“

Und wie geht es im kommenden Jahr weiter? Gleich nach der beliebten Hofburg Ballsaison startet die Wissenschaft, und zwar bereits im Februar. Beim 68th Annual Meeting der Society of Thrombosis and Haemostasis Research treffen einander etwa 1.200 Teilnehmer:innen und bald darauf im März findet die 21. Jahres­tagung der Österreichischen Gesellschaft für Neurologie (ÖGN) mit rund 700 Gästen statt. Auch derartige Events weisen einen deutlich höheren Freiheitsgrad auf und damit bedarf es weitaus mehr Aufmerksamkeit bei der Planung. Alexandra Kaszay: „Eine ‚offene‘ Tagung mit offenen Workshops, deren Inhalte und Ablauf von den Teilnehmer:innen zu Beginn der Tagung selbst entwickelt und im weiteren Verlauf gestaltet werden, ist keine Seltenheit.“

Neue Perspektiven dank 3D-Visuali­sierungen

Wobei auch die zum Einsatz kommende Technik nicht unterschätzt werden darf. Auch diesbezüglich kann die HOFBURG Vienna als einzigartige historische Loca­tion mit State-of-the-art-Möglichkeiten aufwarten. „Medien- und Veranstaltungstechnik wird bei uns groß geschrieben“, betont die Geschäftsführerin. Darüber hinaus schaffen 3D-Visualisierungen von Events neue Perspektiven auf dem Bildschirm: „Unseren Interessent:innen bietet sich eine flächendeckende interaktive und virtuelle Umgebung der Räumlichkeiten“, erklärt Alexandra Kaszay.

Um dies zu erreichen, wurden alle Festsäle mit Lasertechnik gescannt und die Daten danach zu einem 3D-Modell umgewandelt. Kaszay: „Visual Artists von Visual Events arbeiteten an den Effekten, dass Marmor, Parkettböden, einzigartige Kristallluster und vieles mehr originalgetreu wirken.“ Alles in allem können dadurch unterschiedlichste Varianten von Setups in allen Hofburg-Festsälen dargestellt werden, von Goldsesseln an Banketttischen bis hin zu Lederfauteuils im Konferenzsaal, Rednerpulten und Registraturpult. „Damit wurden neue Maßstäbe gesetzt“, so Alexandra Kaszay.

Fest steht, dass Lichtshows, interessante Projektionstechniken und der zunehmende Anteil an virtuellen Elementen den technischen Part an der Eventplanung noch interessanter machen. Alexandra Kaszay: „Als Besucher:in nimmt man das oft gar nicht bewusst wahr. Doch hinter den Kulissen weiß jeder: ohne Technik kein Event.“

Interessant ist ergänzend dazu folgender weiterführender Bericht: