„Endlich wieder die Welt spüren!“ Bilanz einer grandiosen Veranstaltung

Florian Größwang und Petra Stolba

So wie es aussieht, hat die Österreich Werbung (ÖW) mit der ersten virtuellen atb ein perfektes Format gefunden – eine erste Manöverkritik

Virtuelle und hybride Veranstaltungen gibt es viele. Keine aber hatte und hat eine derartige Bedeutung für Österreichs Tourismus wie die atb.virtual.2020. Dank ihr konnte die größte österreichische Incoming-­Fachmesse trotz COVID-19 am 21. Oktober über die Bühne gehen. Ursprünglich war die atb 2020 als Teil der ÖTT (Österreichische Tourismustage) im Mai geplant, was aufgrund der bekannten Umstände nicht möglich war.

Wie schnell dann die Würfel für die atb.virtual.2020 gefallen sind, welche innovativen Impulse mit ihr gesetzt wurden, wo es Schwachstellen gab und wie die Zukunft der atb aussehen wird, darum ging es in einem Gespräch von T.A.I. mit Petra Stolba, Geschäftsführerin der Österreich Werbung (ÖW), und Florian Größwang, Leitung der ÖW-Abteilung Partner Management, der für die atb.virtual.2020 verantwortlich zeichnete.

Die Entscheidung, eine virtuelle atb abzuhalten, war nach der ÖTT-Absage rasch getroffen. Als erheblich spannender erwies sich laut Petra Stolba die Frage, wie sie gestaltet werden soll. „Nehmen wir den alten Standplan und digitalisieren ihn als Abbild der analogen Welt, oder wagen wir uns an die Aufgabe, wie die Besonderheit des Tourismusstandortes Österreich ins Virtuelle hineinverpackt werden kann und wie eine Veranstaltung abgesehen vom Streaming aussehen kann.“

Das Team rund um Florian Größwang entschied sich für Option „B“. Zwei Ziele standen ab dann im Vordergrund: die Entwicklung eines Prototyp für hybride Veranstaltungen, der alle Stückeln spielt, sowie die Vernetzung der österreichischen Tourismusbranche mit der internationalen Welt, um Kontakte zu gewährleisten, auch wenn persönliche Präsenz vor Ort nicht möglich ist.

Technisch wurde die Aufgabe mit drei großen Bereichen gelöst:

Den Kern der atb.virtual.2020 bildete das „Matchmaking-Tool“, jener virtuelle Raum, in dem Anbieter und Nachfrager ihre Termine abhalten. Dort kam auch AI (Artificial Intelligence) zur Anwendung: Jeder Partner musste vorab eingeben, wonach er sucht. Mithilfe von AI wurden dann Gespräche fixiert, die perfekt passten und das auch mit Partnern, die ohne AI nie zusammengefunden hätten.

Für den emotionellen Part wurde „Feel Austria“ kreiert. Es ging laut Petra Stolba darum, „Österreich zu spüren“, was mit Live-­Sessions wie Yoga am Wörthersee, Backhendl-Zubereiten in der Steiermark, Schneeerlebnis in Tirol oder Mountainbiking in Leogang realisiert wurde (um nur einige zu nennen).

Den dritten Bereich bildeten die „Live Discussions“ – eineinhalbstündige Panels, die aus der Reed Messe Wien übertragen wurden, inkl. „Question Corner“ mit Anfragen aus aller Welt.

Dazu kamen – in Anlehnung an die einstigen „Hospitality Suites“ der atb – weltweit 10 Side-Events, von Peking bis New York. Florian Größwang: „Sie waren als physische Treffen konzipiert.“ Alle Events waren in das Geschehen mit eingebunden: So wurde in Dubai nachgekocht, was die Gäste zuvor in einer Live-Session gesehen hatten, in London gab’s für die Partner Picknick-Körbe, in Moskau ein „Walk & Talk“ und in Peking wurde der längste Apfelstrudel der Welt serviert. „Wir haben online und offline weltweit kombiniert“, so Petra Stolba.

Emotion ist wichtig, entscheidend aber, was dabei herauskommt. Auch hier sieht die Bilanz erfreulich aus: Erwartet worden waren 400 TeilnehmerInnen (EinkäuferInnen und AusstellerInnen), geworden sind es 460 EinkäuferInnen und knapp 280 österreichische AusstellerInnen (Unternehmen). Insgesamt wurden über das „Matchmaking-Tool“ 3.363 Termine abgewickelt. Die Plattform atbvirtual.com zählte an diesem Tag knapp 5.000 TeilnehmerInnen mit einer durchschnittlichen Verweildauer von 41 Minuten, 50 Prozent davon aus dem Ausland.

Als technische Panne ist die Server-­Überlastung zwischen 08:30 und 09:35 Uhr zu erwähnen. „Ca. 300 Termine haben zu dieser Zeit nicht oder nur schlecht stattgefunden“, schildert Florian Größwang jene 65 Minuten, die ihm die Schweißperlen auf die Stirn trieben. Der Provider wurde umgehend angewiesen, die zur Verfügung gestellte Bandbreite massiv zu erhöhen. Größwang: „Die Termine wurden dann zum Großteil noch am selben Tag nachgeholt.“ Unter dem Strich waren am Ende 82 Prozent der Aussteller und 81Prozent der EinkäuferInnen mit der Qualität der Kontakte „sehr zufrieden“, es ging vorrangig um Geschäft für den Sommer 2021.

All das zeigt, dass die ÖW mit der atb.virtual das richtige Konzept zur richtigen Zeit umgesetzt hat. Sie wird deshalb „kein singuläres Event“ bleiben, wie Größwang betont, „sondern als Community, die das ganze Jahr über gelebt wird“. Auch die atb 2021 im Rahmen der ÖTT wird als Hybrid-Event (mit erheblich stärkerem Live­-Charakter) gestaltet. Größwang: „Wir sind noch nicht ganz mit den finalen Auswertungen durch. Aber wir haben extrem viel gelernt und schon die nächsten Ideen für innovative Formate.“

Für ÖW-Chefin Petra Stolba ist es „beeindruckend, mit welcher Freude die EinkäuferInnen dabei waren. Sie sind schon in der Zukunft angekommen. Und sie haben den österreichischen Partnern Mut gemacht.“ Eine E-Mail blieb ihr ganz besonders in Erinnerung: „Um 06:30 Uhr schrieb eine begeisterte Einkäuferin, wie großartig es ist, endlich wieder die Welt zu spüren!“ Fortsetzung folgt.