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Gästemeldungen nehmen ihre Zeit in Anspruch. „Da steckt viel manuelle Arbeit dahinter, vor allem nach Abreise des Gastes“, so Thomas Wagner, Leiter IT & Digitalisierung beim Burgenland Tourismus. Ab 1. Jänner 2022 ist dies in seinem Bundesland anders: Ab diesem Stichtag wird die Gästemeldung im Burgenland flächendeckend voll digitalisiert ablaufen.
Die Voraussetzungen dafür samt Testläufen wurden in Rekordzeit von nur rund sechs Monaten geschaffen. Technologie-Partner ist Feratel. Details gab Anfang Dezember der Geschäftsführer des Burgenland Tourismus, Didi Tunkel, in einem virtuellen Mediengespräch mit Thomas Wagner, der Projektleiterin Digitales Meldewesen im Burgenland Tourismus, Ines Bayer, und Feratel IT-Manager Bernhard Taurer bekannt.
Das Burgenland ist Österreichs erstes Bundesland, das komplett mit einem digitalen Meldewesen ausgestattet ist. Tirol setzt zwar ebenfalls auf ein Feratel basierendes landesweites Meldewesen, „da ist aber noch viel Papier im Spiel“, wie Bernhard Taurer betonte. „Tirol ist aber auf einem guten Weg.“
Realisierung im Burgenland in Rekordzeit
Laut Thomas Wagner galt es im Zuge des Projektes, 136 Gemeinden und rund 1.400 Betriebe (55 % davon sind Privatvermieter*innen) von dem Vorhaben zu überzeugen, die technischen Voraussetzungen zu schaffen und alle Beteiligten entsprechend zu schulen. Ebenso galt es, die lückenlose Abwicklung auch zur Statistik Burgenland und Statistik Austria zu gewährleisten.
Um den Zeithorizont für dieses Projekt, – veranschlagt wurden dafür von Profis zumindest eineinhalb Jahre –, auf sechs Monate zu verkürzen, ging alles Schlag auf Schlag. Thomas Wagner: „Im Dezember 2020 hatten wir das Thema erstmals auf dem Tisch, im Jänner wurde das Team mit Ines Bayer an der Spitze aufgestellt und danach mehrere Systeme evaluiert.“
Die Entscheidung fiel zugunsten von Feratel. Im April erfolgte die Information von Gemeinden und Tourismusverbänden, danach wurden die Daten der 1.400 meldepflichtigen Betriebe eingeholt. Es wurden für alle Beteiligten mehrere Landing-Pages geschaffen, ebenso gemeinsam mit Feratel ein intensives Schulungsangebot hochgefahren, das nicht nur virtuell, sondern bis Herbst auch vor Ort durchgeführt wurde.
Seit Sommer konnten sich Betriebe und Gemeinden mit dem digitalen Meldesystem vertraut machen. Laut Ines Bayer waren mit Ende November 2021 bereits 90 % der Betriebe umgestellt: „Jetzt haben wir einen Monat Zeit, um die restlichen 10 % umzustellen.“ Dies sollte locker zu schaffen sein, da viele Betriebe derzeit Winterpause haben und erst mit Februar/März 2022 wieder Gäste empfangen.
Daten tagesaktuell auf Knopfdruck
Für Bernhard Taurer stellt die flächendeckende Digitalisierung des Meldewesens für das gesamte Burgenland ein „Leuchtturm-Projekt dar, das wir als Referenz anderen Kunden zur Verfügung stellen dürfen.“ Den Kern bildet das Destination-Managementsystem (DMS) „Deskline“. Taurer: Es ist ein System für alle Arbeitsabläufe inklusive Datenbank und Anschluss an alle relevanten Vertriebskanäle.“ Daran wurde das digitale Gästemeldewesen „angedockt“, was für Betriebe (nur ein Zugang) die Arbeit erheblich erleichtert.
Betriebe haben die Wahl, ob die Erfassung komplett digital erfolgt (Gästeunterschrift via Tablet) oder der Gast seine Unterschrift auf ein vom System ausgedruckten Meldeschein setzt.
Für das Erfassen ausländischer Gäste wurde von Feratel „eine smarte Lösung“ entwickelt: Reisepass etc. ist dadurch einfach über eine Webcam in das System einlesbar. Bernhard Taurer: „Durch die digitale Umstellung ist es jetzt möglich, das Meldewesen komplett ohne Papier abzuwickeln.“
Die Daten werden auf Knopfdruck den Gemeinden übermittelt, die tagesaktuell sehen können, wie sich Auslastungen, Nationenmix, Altersstruktur etc. der Gäste verhalten. Dasselbe gilt auch für die Regionen und das gesamte Bundesland. „Es ist eine Professionalisierung der Tourismusbranche“, gerät Bernhard Taurer ins Schwärmen. Details zum digitalen Meldewesen von Feratel finden sich unter diesem Link >>>.
Die Kosten
Die jährlichen Lizenz-Kosten für das digitale Meldewesen belaufen sich Didi Tunkel und Thomas Wagner zufolge auf rund 100.000 Euro. Dazu kommen die Personalkosten. Der Burgenland Tourismus übernimmt die kompletten Kosten für das digitale Meldewesen, was sich inkl. Marketing etc. für das gesamte Projekt auf rund 160.000 Euro summiert. Technische Investitionen waren und sind keine notwendig, da Feratel im Burgenland schon seit Jahren als einheitliches System fungiert. Wagner: „Wir konnten auf ein bestehendes System aufsetzen.“
Die landesweite Gästekarte ist das zweite aktuelle „Leuchtturmprojekt“ des Burgenlandes. Die Burgenland Card basiert ebenfalls auf Feratel-Technologie. Sie ist als Umlagenkarte konzipiert und wendet sich damit an Aufenthaltsgäste. Eine Kaufkarte für Tagestourist*innen ist in Entwicklung.
> Zur Info: Im Unterschied zur Kaufkarte, die von Kund*innen käuflich erworben werden muss, erfolgt ihre Finanzierung durch eine solidarische Umlage.
Die Burgenland Card wurde auf Basis der erfolgreichen Neusiedler See-Karte auf das gesamte Burgenland ausgerollt. Heuer wurden laut Didi Tunkel über 200.000 Karten ausgegeben, die Gästen während ihres Aufenthaltes einen Mehrwert bringt (rund 150 Attraktionen und Freizeiteinrichtungen können mit ihr gratis oder vergünstigt benutzt werden). Durch die Kombination mit dem digitalen Meldewesen erhalten Gäste die Burgenland Card mit dem Check-In. Wie die Erfahrungen mit der Neusiedler See Card zeigen, bleiben Gäste durch die Karte ein bis zwei Tage länger.
Erstellt am: 02. Dezember 2021
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