Travel Agent als Travel Manager Neue Technologien machen’s möglich

Nicht nur Reisende selbst, sondern auch Geschäftsreisebüros und deren MitarbeiterInnen stehen laufend vor großen Herausforderungen. Eines der großen Themen sind dabei die Reisekosten und mögliche Einsparungspotentiale. Dies soll aber nicht durch Reduzierung der Reisetätigkeit erfolgen, – Geschäftsreisen und der persönliche Kundenkontakt sind auch im digitalen Zeitalter unerlässlich –, sondern vor allem durch mehr Effizienz beim Reisen sowie durch den Einsatz von modernster Technologie. Digitale Helfer, wie Smartphone, intelligente Softwareprodukte und Apps, sind die Helfer der Zukunft und diese Zukunft ist bei BCD schon angekommen, wie Martin Schramseis und Thomas Willingshofer, die beiden Geschäftsführer von BCD Travel Austria, in einem Gespräch mit T.A.I. betonten.

„TripSource“

Ein Beispiel dafür ist „TripSource“ by BCD, eine neue App in fünf Sprachen (Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch und Portugiesisch), die von BCD entwickelt wurde. Sie funktioniert auf allen derzeit erhältlichen Endgeräten (PC, Smartphone, Tablets), Betriebssystemen (sogar Blackberry) und Browsern. Voraussetzung ist nur eine WLAN-Verbindung oder Internetzugang.

Bei TripSource handelt es sich um eine robuste Cross-Plattform-Anwendung, die den gesamten Reiseverlauf jedes Mitarbeiters detailliert auf dessen Endgerät anzeigt. Dazu kann das Unternehmen bzw. dessen Travel Manager, wenn notwendig, seine Mitarbeiter jederzeit erreichen und Änderungen im Reiseablauf in Echtzeit übermitteln (z.B. anderes Hotel, Terminverschiebung, Taxi statt Shuttle nach der Ankunft, etc.). Auch für Notfälle oder bei außergewöhnlichen Ereignissen (Naturkatastrophen, Terroranschläge, etc.) ist die TripSource-App hilfreich, kann doch damit das Unternehmen alle Reisenden sofort über die aktuelle Lage informieren, da man weiß, wo jeder Mitarbeiter sich gerade aufhält.

Umgekehrt kann auch der reisende Mitarbeiter jederzeit auf alle relevanten Informationen einfach zugreifen. Vor der Reise können Informationen über Flüge, Hotel, Bodentransport und Termine eingesehen werden. Es können darüber hinaus Stadtpläne und Routen, sowie Kontaktdaten von Geschäftspartnern, Restaurants und anderen wichtigen Orten individuell gespeichert werden und sind dadurch jederzeit abrufbar.

Während der Reise können Änderungen im Ablauf, wie Flugverspätungen, Änderungen der Reiseroute (diese aktualisiert die App automatisch) oder wichtige Information der Firma zum bevorstehenden Termin oder Meeting übermittelt werden.

Voll integrierte Reisekostenabrechnung

Neben dem mobilen Reisebegleiter „TripSource“ bietet BCD Travel auch modernste Online Buchungsplattform-Technologien an. Wobei der Hauptaugenmerk auf die Erweiterung des Leistungs-Contents besteht. Längst sind Dienstleister, wie z.B. booking.com, Eurowings oder EasyJet, mit Direktanbindungen ihrer Datenbanken aus der Systemwelt der Geschäftsreisenden nicht mehr wegzudenken. Als letzte Errungenschaft von BCD wurde nun auch die Reisekostenabrechnung voll integriert, womit der Kreislauf eines End-to-End (E2E)-Prozesses gänzlich geschlossen ist.

Nach der Reise erfolgt die Reisekostenrechnung vereinfacht, da Posten, wie Ticket oder Hotelrechnung, bereits erfasst sind. Vom Reisenden selbst müssen nur mehr die Ausgaben vorort, wie Taxi, Restaurantrechnungen u.ä., übermittelt werden. Dies ist laut Martin Schramseis und Thomas Willingshofer recht einfach und kann von überall aus erfolgen, da die Belege nur abfotografiert und elektronisch in das Systeme eingespeist (z. B. SMS, MMS) werden müssen.

Geballte Information auf einen Blick

Ein weiterer Vorteil durch die Nutzung modernster Online Technologie besteht in der automatischen Sammlung relevanter Daten, wie Flugaufkommen oder Hotelnächtigungen. Diese Informationen, – jeweils am letzten Stand –, sind für den Travel Manager oder die Reiseverantwortlichen eines Unternehmens eine nützliche Hilfe bei Preis- und Vertragsverhandlungen mit künftigen oder bestehenden Lieferanten (Fluglinien, Hotels Mietwagenfirmen, etc.).

Die BCD Travel Intelligence & Analytics-Lösungen kombinieren Daten, Geschäftsreise-Know-how und moderne Darstellungsmethoden. Travel Manager sehen dadurch auf einen Blick, wo sie im Vergleich zu ihren Zielen, ihren Vergleichsmarken und Leistungsträgern stehen. Sie können Trends und Tendenzen ablesen und schnelle, präzise Entscheidungen treffen, um zukünftige Ergebnisse zu optimieren. Gleichzeitig werden wertvolle Hinweise übermittelt, wo sich die Einkaufsstrategie des Unternehmens verbessern lässt. Laut Martin Schramseis und Thomas Willingshofer haben BCD Travel Kunden dadurch die Möglichkeit, weltweit und konsolidiert das gesamte Programm auf einen Blick zu sehen.

Zurück zu „TripSource“: „BCD hilft mit dieser selbst entwickelten App, alle Reisen für Unternehmen etwas entspannter und angenehmer zu gestalten, da jederzeit, unabhängig von Bürozeiten oder verschiedenen Zeitzonen, mobil auf alle relevanten Informationen der jeweiligen Reise zugegriffen werden kann. Ein weiterer Vorteil besteht in einer nicht unerheblichen Kosteneinsparung durch dieses Angebot einer Komplettlösung. BCD ist in Österreich führend mit dieser Technologie“, so Schramseis.

Wie funktioniert das ganze System? „TripSource“ erfasst zukünftig alle benötigten Reisedetails, wie Flug, Hotel, Mietwagen, Zug und Personenbeförderung im so genannten „Content Hub“ zusammen. Diese werden dann in einem nächsten Schritt automatisch mit den hinterlegten Reiserichtlinien, Zahlungsmodalitäten, Autorisierungsprozessen und Firmenverträgen synchronisiert. Sobald dann die Flugbuchung durch BCD erfolgt ist, zeigt „TripSource“ automatisch alle Reisedetails in chronologischer Reihenfolge auf den jeweiligen Endgeräten an.

„TripSource Hotels“

Ergänzend zur App hat BCD noch eine weitere Innovation auf den Markt gebracht: „TripSource Hotels“. „Durchschnittlich werden noch immer rund 50 Prozent aller Hotelaufenthalte eines Geschäftsreisenden direkt durch ihn oder seine Firma und nicht über seinen Geschäftsreisebüropartner gebucht“, erklärt Willingshofer. Dies bedeutet in vielen Fällen höhere Kosten und aufwendigere Prozessabläufe.

Mit „TripSource Hotels“ gibt es nun eine Möglichkeit dies alles zu verbessern, ohne auf die gewünschte freie Wahlmöglichkeit und Flexibilität zu verzichten. Diese von BCD entwickelte gebührenfreie Plattform ist überaus benutzerfreundlich. Bis jetzt finden sich auf ihr knapp 900.000 Unterkünfte aller Art weltweit zu besten Raten, die von BCD Travel ausgehandelt wurden.

An einer ähnlichen Plattform für Flugbuchungen wird gearbeitet, die in circa zwei Jahren verfügbar sein soll.

Travel Agent als Travel Manager

Schramseis: „BCD investiert nicht nur in zukunftsweisende Technologien, wobei wir mit TripSource die ersten in Richtung dieser Zukunft sind, sondern auch in moderne Hardware im Büro, sowie in unsere Mitarbeiter. Das Callcenter verfügt über bestens geschulte Mitarbeiter mit hoher Qualifikation, die alle Kundenfragen, Wünsche und Probleme bestens lösen können. Bei uns wird der Travel Agent im Büro zum Travel Manager!“