Tourismuswirtschaft Austria International

Der Trend geht stattdessen zu neuen Formen für Besprechungen und Konferenzen

„Die Kaffeepause ist die produktivste Zeit während einer Konferenz. Hier werden Beziehungen aufgefrischt und Kontakte geknüpft, die wirklich wichtig sind und weit über die Tagung hinaus Bestand haben.” Susanne Kostka, Managing Director der AIM Group International, einer Eventagentur für Kongresse, Tagungen und Incentives, fand bei der jüngsten abta-Sommertagung in Laa an der Thaya in ihrem Vortrag über „Trends in der Meeting Industrie” klare Worte. Tagungsveranstalter brauchen also dank der Kaffeepausen keine Sorgen haben, durch „virtual meetings” verdrängt zu werden. „Die virtuellen Konferenzen werden das Geschäft niemals dominieren”, betonte Kostka, „der persönliche Kontakt kann durch nichts ersetzt werden”.

Seit dem Ausbruch der Wirtschaftskrise, also in den vergangenen vier Jahren, habe sich im Tagungsgeschäft viel verändert. Vor allem die Geschwindigkeit habe enorm zugenommen. Fast alle Teilnehmer einer Tagung würden sich online registrieren, immer mehr auch über „mobile devices. „Es ist eine neue Generation von Entscheidungsträgern herangewachsen, die sich anders verhält, als man dies früher gewohnt war”, so Kostka.

Ein weiterer Trend: Während früher die Kongressteilnahmen über die jeweiligen Marketingabteilungen liefen, dominiere heute der Einkauf. Susanne Kostka: „Es wird genau festgelegt, wer wieviel ausgeben darf”. Allgemein herrschten strengere Regeln. Besonders deutlich sei dieser Wandel in der Pharmaindustrie zu beobachten, welche den Ärzten heute deutlich weniger Vergünstigungen zukommen lässt.

Der Trend gehe außerdem zu neuen Formen für Tagungen und Kongresse. Man möchte keine Power-Point-Präsentationen mehr, keine herkömmlichen Bestuhlungen, sondern suche „offene Formen”. Solche „open space meetings” sind nach Ansicht der Tagungsexpertin die kommende Form für die nächsten Jahre. Man habe erkannt, dass die eingangs erwähnten Kaffee- und Rauchpausen ein enormes kreatives Potenzial haben und versuche daher bewusst, diese in die neue Meeting-Architektur einzubinden und aktiv zu nutzen. Auch die „social media” wie Facebook, Twitter und Co, werden in der Meeting-Gestaltung berücksichtigt.

Das Tagungsgeschäft im Wandel begriffen sieht auch Hartmut Keil, Bereichsleiter Vertrieb von HRS (Hotel Reservation Service). Wie er in seinem abta-Referat „Licht in die Blackbox des Tagungsgeschäfts” sagte, gehe der Trend zu kleineren, internen und günstigeren Veranstaltungen. 87 Prozent der Meetings haben zehn bis fünfzig Teilnehmer. Es werden, so Keil, überwiegend Schulungen und (Firmen)Seminare durchgeführt. Dies sei hierzulande zum Standardgeschäft geworden. Anfragen werden meist per E-Mail, zunehmend aber auch über andere Online-Kanäle, gestellt. Im Durchschnitt werden, so Keil, drei Angebote eingeholt. Die meisten Veranstaltungen werden von den Sekretariaten gebucht.

Entscheidend dafür, wo eine Tagung abgehalten wird, ist einerseits die Lage (gute Verkehrsanbindung ist gefragt) und andererseits der Preis, der immer wichtiger wird. „Er ist bei allen Meetings ein Riesenthema geworden”, bestätigt der Tagungsfachmann. Allerdings gebe es nach wie vor keine wirkliche Transparenz im Tagungsmarkt. Die tatsächlichen Ausgaben bleiben oft eine unbekannte Größe.

Wie Keil abschließend ausführte, könne HRS den Veranstaltern Einkaufsvorteile bieten: So habe das Unternehmen Standards (Tagungspauschalen) geschaffen und Richtlinien für Meetings entwickelt. HRS hat 32.000 Tagungshotels im Portfolio, von denen mehr als 1.200 online buchbar sind.