Tourismuswirtschaft Austria International

Christian Mutschlechner, Präsident ACB – Austrian Convention Bureau

Arturo Colli bereitet sich für seine Reise zum Jahreskongress vor. Seine persönliche interaktive Kommunikationskarte (die Kreditkarte, integriertes Telefon und Kommunikator in einem ist) gibt ihm eine Übersicht über das Kongressprogramm. Durch Berührung des Touch Screens ruft er sein persönliches Programm ab, welches das System, basierend auf seinen Forschungsschwerpunkten und den Themengebieten, auf denen er sich weiterbilden möchte, vorschlägt. Sein Tagesprogramm während des Kongresses ist damit zum Großteil verplant. Er überprüft den Vorschlag, streicht einige Sitzungen und registriert sich dann direkt für die Sitzungen beim Kongress. Er erfährt sofort wie viele Teilnehmer sich ebenfalls für die von ihm gewählten Sitzungen bereits registriert haben. Er entscheidet von Fall zu Fall, ob die Präsentationsunterlagen für die von ihm besuchten Vorträge vorweg auf seine Kommunikationskarte geladen werden sollen oder nicht.

Bei zwei Vortragenden, deren Vorträge er sich schon angeschaut hat, hat er großes Interesse im Anschluss an die Sitzung mit den Vortragenden zu diskutieren. Er meldet sich an und die Kommunikationskarte teilt ihm mit, wann er mit seinen Fragen an die Reihe kommt.

Zwei Bereiche interessieren Arturo
Colli noch:

Er möchte sein internationales Forschungsnetzwerk erweitern und sucht über die Kommunikationskarte, welche anderen Teilnehmer, auf Grund ihrer Profile  für Erstgespräche in Frage  kommen. Sieben Kollegen aus der ganzen Welt wecken sein Interesse , und er schlägt für jeden einen individuellen Gesprächstermin vor. Das System teilt ihm, auf Basis der jeweils gemeinsamen Terminpläne, einen Gesprächstermin mit und reserviert zugleich in der „Match your interest Area“ eine Besprechungslounge und kommuniziert die entsprechende Nummer an beide Gesprächspartner. Die sieben Gesprächstermine sind fixiert. Sein neuestes Forschungsprojekt, das gut vorankommt, muss mit den internationalen Partnern diskutiert werden. Arturo Colli möchte dies nicht unbedingt am Kongress tun und überprüft, welche Restaurants in der Kongressstadt separierte Räume für 12 Personen mit der entsprechenden technischen Ausstattung offerieren. Ein Vorschlag nicht unweit des Kongresszentrums passt, und Arturo Colli reserviert für den zweiten Abend des Kongresses für 12 Personen.

Um sicherzugehen, dass alle seine Reservierungen passen, ruft Arturo Colli seinen virtuellen PCO (Professional Communication Organizer) auf und lässt sich alle Daten noch einmal präsentieren:

Seine Registratur zum Kongress, die Bestätigung seiner Bezahlung, seine Hotelbuchung mit allen persönlichen Details (er wählte ein Kingsizebed, will das Frühstück am Zimmer, für die Dauer seines Aufenthaltes keinen Bettwäschewechsel und bringt seine eigene Seife mit). Die Flugbuchung ist auch erledigt, Sitzplatzwahl getätigt.

Sein Kongress-Badge inklusive Ticket für den öffentlichen Verkehr lädt er sich auf seine Kommunikationskarte, zur Sicherheit druckt er sich sein Badge auch aus. Seine Kommunikationskarte erinnert ihn daran, die international standardisierte Badgehülle mitzunehmen.

Kurz vor seiner Abreise überprüft er noch einmal den Stand der Anmeldungen. Insgesamt haben sich rund 6.500 Teilnehmer zum Kongress angemeldet, weitere 14.600 Teilnehmer haben sich am parallel laufenden virtuellen Kongress angemeldet. Das werden drei intensive Tage, denkt sich Arturo Colli und macht sich auf die Reise.

Bei Ankunft am Flughafen erhält er eine Nachricht, wie er am besten zu seinem Hotel kommt mit einem Preis-und Zeitvergleich der möglichen Transportmittel. Er wählt den öffentlichen Verkehr und kann mit seiner Kommunikationskarte die entsprechenden Kontrollen problemlos passieren. Nach dem Einchecken im Hotel lädt er seine Kommunikationskarte am Netzwerkpunkt in seinem Zimmer auf und stellt fest, dass vier weitere Gesprächstermine seinen Terminkalender gefüllt haben. Er überprüft noch schnell, da er dies vergessen hat, wann jeden Morgen Power Walking offeriert wird, und meldet sich an. Treffpunkt im Hotel, geplante Strecke und Zeitdauer werden ihm unmittelbar kommuniziert, und er bestätigt.

Am Kongress angekommen passiert er die Sicherheitskontrolle, seine Kommunikationskarte erledigt alles. Da er zwei Vorträge auf Grund der Grafiken gerne ausgedruckt hätte, geht er zu den Printstationen und gibt seinen Wunsch auf den Touchscreens ein und erhält das Gewünschte.

Ein abgestimmtes Farbdesign der verschiedenen Räume sowie ausgewählte Hintergrundmusik versetzen Arturo Colli in eine positive und aufnahmefähige Stimmung. Bemerkenswert für ihn sind, dass auch die Farbwahl der Uniformen des Hilfspersonals aber auch die Farbe der Blumen sich positiv harmonisch in das Gefühl einbetten.

Nach der Sitzung, für die er sich als Diskutant angemeldet hat, kommuniziert er mit dem Vortragenden – zusätzlich melden sich bei ihm vier weitere virtuelle Teilnehmer, die zu seinen Fragen Kommentare abgeben. Ein Teilnehmer aus Australien möchte mit ihm länger diskutieren, da sich interessante Fragen aufdrängen, kurzfristig wird ein separater virtueller Gesprächstermin ausgemacht – der virtuelle PCO kommt nach kurzer Zeit zurück und teilt Arturo Colli mit, welche Cyberspacebox er im virtuellen Meetingraum für diese Diskussion verwenden kann – selbstverständlich abhör- und kryptologisch gesichert.

Am Ende des Kongresses lässt Arturo Colli seine Kommunikationskarte beim Farewell Terminal Center überprüfen – sein Teilnahmekoeffizient wird ausgerechnet, und er erhält seine offizielle Bestätigung für die gesetzlich notwendige Fortbildung.

Er war zwar mehr als 15 Stunden täglich mit dem Kongress beschäftigt bzw. hat seine Forschungsprojekte und Interessen vorangetrieben, hat aber auch fünf weitere Teilnehmer zufällig kennen gelernt, die zukünftig interessante Forschungsprojekte versprechen. Darüberhinaus kehrt er mit einer Liste von Kontakten zurück, die mit ihm weiter kommunizieren wollen.

Angeregt, geistig motiviert, mit vielen neuen Erkenntnissen, aber nicht erschöpft – auch auf Grund des subtilen Raumdesigns am Kongressgelände, der leicht verträglichen, ausbalancierten Ernährung am Kongress und der Wellnesspoints am Kongress – kehrt Arturo Colli nach Hause zurück – zufrieden, dass er seine Fortbildungspunkte erreicht hat, die er als virtueller Teilnehmer nicht erhalten hätte.

Fiktion oder bald schon Realität? Wissenschaftliche Kongresse werden erwachsen, die ersten Zeichen der Veränderung erleben wir bereits jetzt, wie rasch sie wirken werden, niemand weiß dies so genau – eines ist aber gewiss: die Technik, die technischen Hilfsmittel entwickeln sich mit einer ungemeinen Rasanz, und Kongressveranstalter und Kongressdienstleister (Zentren, Hotels, Agenturen, IT Firmen, A/V Firmen) müssen sich rascher und besser an das neue Umfeld anpassen. Wann werden Lichtdesigner, Sound Provider, Geruchsspezialisten, Kommunikationsstrategen Einzug in die Kongressorganisation halten? Neue Forschungszweige werden entstehen, um die Qualität wissenschaftlicher Kongresse weiter zu verbessern.

Wird das noch etwas mit dem althergebrachten Begriff Kongresstourismus zu tun haben? Nein. Schon jetzt distanzieren sich viele Veranstalter von diesem Begriff und sehen Kongresse als wissenschaftliche Kommunikationsplattform. Die Technik der Zukunft wird Kongresse größer machen, vernetzter, interaktiver, spannender. Der globale Kongress wird die Zukunft sein, der virtuell und real stattfindet, mit klaren Vorteilen für das physische Zusammentreffen von Menschen, aber auch mit einem klaren Tribut an das Faktum, dass zukünftig Aus- und Fortbildung Teil der virtuellen „Universität“ sein werden.

Fiktion oder Realität? Ein Blick zurück zeigt, dass vor nicht allzu langer Zeit heutige Realitäten damalige Fiktionen waren, wir müssen den Mut haben, neu und anders zu denken, wenn es um Kongresse geht, andere Schwerpunkte setzen und neue Berufsbilder entwickeln.

Wir, das sind primär unsere Kunden, aber auch die Dienstleister, die neue Technologien und neue Ideen einbringen müssen und sollen – wer nicht weiterdenkt, wird ausscheiden, wer Visionen umzusetzen wagt, wird gewinnen.